UDOSTĘPNIANIE ZASOBÓW ARCHIWALNYCH
Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161 ).
Tryb występowania o udostępnienie zasobu archiwalnego.
Udostępnienie materiałów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie winno zawierać:
- imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
- nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;
- wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą;
- określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;
- proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.
Do zgłoszenia należy ponadto załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
Tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych.
Komendant Podlaskiego Oddziału SG, po rozpatrzeniu wniosku, udostępnia przedmiotowe materiały. Zgodnie z posiadanym prawem może również:
- odmówić lub ograniczyć udostępnianie albo reprodukowanie materiałów archiwalnych ze względu na ich zły stan fizyczny, ewentualnie żądanie przez zgłaszającego/wnioskodawcę materiałów archiwalnych wykraczających poza tematykę prowadzonych badań,
- ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.
Udostępnienie akt nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania. Udostępnienie dokumentacji jest bezpłatne z wyjątkiem przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów w postaci reprodukcji, archiwum pobiera od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę, w której wysokość regulują przepisy w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt zawierających informacje niejawne następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych (Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r., tekst jedn. Dz.U. z 2024 poz.632).